POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. Qui sommes-nous et à qui s'adresse cette politique
Espaces Concept, exploité par 9531 2138 Québec inc. (« Espaces Concept », « nous »), offre un service de diffusion publicitaire d'annonces de logements locatifs. Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels de deux catégories de personnes : (a) nos clients, soit les propriétaires, gestionnaires ou mandataires qui font diffuser une annonce; et (b) les personnes intéressées par un logement (candidats locataires) qui nous transmettent une demande, ainsi que les visiteurs de notre site espacesconcept.ca.
Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Notre responsable de la protection des renseignements personnels est Chokri Chalghoumi, président. Vous pouvez le joindre par courriel à info@espacesconcept.ca ou par la poste au 4400, rue Sainte-Catherine Ouest, suite 406, Westmount (Québec) H3Z 1R3.
3. Renseignements que nous recueillons
Auprès de nos clients :
- • nom, courriel, numéro de téléphone et, le cas échéant, nom de l'entreprise;
- • renseignements sur le logement à annoncer (adresse, description, loyer, disponibilité) et photos;
- • renseignements de facturation; le paiement est traité par Squarespace Payments et nous ne conservons pas les numéros complets de carte.
Auprès des personnes intéressées :
- • nom, courriel, numéro de téléphone;
- • le contenu du message ou les renseignements qu'elles choisissent de nous transmettre dans le formulaire de demande.
Automatiquement, lors de la visite du site : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées et préférences de langue, au moyen de témoins et de technologies similaires (voir l'article 7).
Nous ne vous demandons pas de renseignements sensibles. Nous vous invitons à ne pas en inclure dans vos messages.
4. Pourquoi nous les utilisons
- • fournir le service : intégrer, diffuser et suivre les annonces, et transmettre automatiquement les demandes des personnes intéressées au client concerné;
- • gérer les comptes, la facturation et le soutien à la clientèle;
- • répondre à vos questions et communiquer avec vous au sujet du service;
- • mesurer l'audience du site et l'améliorer, uniquement si vous y consentez (témoins non essentiels);
- • respecter nos obligations légales.
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Nous n'utilisons les renseignements qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou si la loi le permet. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
5. Consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, donné notamment en acceptant les Conditions d'utilisation et de service, en envoyant un formulaire ou en acceptant les témoins non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant à l'adresse indiquée à l'article 2, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles; nous vous informerons alors des conséquences du retrait.
6. À qui nous communiquons vos renseignements
Le propriétaire ou le gestionnaire du logement. Lorsqu'une personne intéressée envoie une demande, le formulaire du site transmet automatiquement et directement ses coordonnées et son message, par courriel, au client qui a publié l'annonce, sans que nous les lisions ou les traitions. Une copie de la demande peut demeurer dans nos outils techniques (Squarespace, Google Workspace) pendant la durée de conservation indiquée à l'article 8. Le client devient responsable de ces renseignements et doit les traiter conformément à la loi. Nous ne sélectionnons pas les candidats et n'effectuons aucun suivi après la transmission.
Nos fournisseurs de services, qui traitent des renseignements pour notre compte :
- • Squarespace (hébergement et gestion du site);
- • Squarespace Payments (traitement des paiements);
- • Google Workspace (courriel et outils de travail);
- • Google Analytics 4 (mesure d'audience, avec votre consentement);
- • Weglot (traduction du site).
Hors Québec. Ces fournisseurs peuvent héberger ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans d'autres pays où ils exploitent leurs infrastructures. Avant toute communication hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, notamment la sensibilité des renseignements, les fins de leur utilisation et le régime juridique applicable, et nous nous assurons, notamment par contrat, qu'ils bénéficient d'une protection adéquate.
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou l'autorise, par exemple à la demande d'un tribunal ou d'un organisme public.
7. Témoins et technologies de mesure d'audience
Notre site utilise des témoins essentiels (fonctionnement du site, sécurité, préférence de langue) et des témoins non essentiels de mesure d'audience (Google Analytics 4). Les témoins non essentiels sont désactivés par défaut et ne sont activés qu'après votre consentement, au moyen du bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps en supprimant les témoins de votre navigateur, ce qui fera réapparaître le bandeau, ou en nous écrivant à l'adresse indiquée à l'article 2.
8. Durée de conservation
Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus, puis nous les détruisons ou les anonymisons. Concrètement : les renseignements des clients sont conservés pendant la durée du contrat, puis six (6) ans (obligations comptables et fiscales); les demandes des personnes intéressées sont conservées douze (12) mois après leur réception; les données de mesure d'audience sont conservées au plus quatorze (14) mois.
9. Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements (accès restreint, mots de passe, fournisseurs reconnus). Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est toutefois infaillible. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité et, en cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige.
10. Vos droits
Vous pouvez, sur demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels :
- • savoir si nous détenons des renseignements sur vous et y avoir accès;
- • demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- • retirer votre consentement;
- • demander la cessation de la diffusion de vos renseignements ou la désindexation de tout hyperlien qui y donne accès, lorsque la loi le permet;
- • obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu'ils soient transmis à une autre organisation, lorsque la loi le prévoit;
- • demander que nous cessions d'utiliser vos renseignements ou que nous les détruisions, lorsque la loi le permet.
Nous répondons par écrit dans les trente (30) jours de la réception de votre demande. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
11. Plaintes
Si vous estimez que nous n'avons pas respecté cette politique ou la loi, écrivez-nous d'abord à l'adresse de l'article 2. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
12. Modifications de la politique
Nous pouvons modifier cette politique. La version à jour est toujours publiée sur notre site avec sa date de mise à jour. Pour toute modification importante touchant nos clients, nous donnons l'avis prévu à l'article 13 des Conditions d'utilisation et de service.
13. Nous joindre
9531 2138 Québec inc. (Espaces Concept)
4400, rue Sainte-Catherine Ouest, suite 406, Westmount (Québec) H3Z 1R3
Courriel : info@espacesconcept.ca
Responsable de la protection des renseignements personnels : Chokri Chalghoumi, président (info@espacesconcept.ca)